La société HubManager (la « Société ») est une Société par Actions Simplifiée (« SAS ») inscrite au RCS de Paris sous le n° 985 007 236, dont le siège social est situé au 16 rue Clauzel, 75009 PARIS.
La Société propose à ses clients (le ou les « Client(s) ») (ci-après désignées ensemble avec la Société les « Parties ») une solution SaaS de suivi et de gestion d’activité pour les entreprises telles que définies à l’article « Conditions d’accès aux Services » (les « Services »), par le biais de la plateforme www.hubmanager.fr (la « Plateforme »).
Les Services comprennent notamment :
Les conditions générales de la Société (les « Conditions Générales ») constituent l’unique document régissant sa relation contractuelle avec le Client et définissent :
Le Client accepte les Conditions Générales en cochant une case dans le formulaire d’inscription. S’il n’accepte pas l’intégralité des Conditions Générales, il ne peut pas accéder aux Services.
Elles peuvent être complétées par des conditions particulières, qui, en cas de contradiction, prévalent sur les Conditions Générales.
2. Le Client a la qualité de professionnel, entendu comme toute personne physique ou morale agissant à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel, et que le Client répond notamment aux conditions suivantes :
Le Client doit remplir le formulaire prévu à cet effet sur la Plateforme.
Le Client doit fournir à la Société l’ensemble des informations marquées comme obligatoires.
La Société pourra vérifier, à sa libre discrétion et par des questions complémentaires les informations renseignées par le Client dans le formulaire afin de vérifier :
Que le Client répond bien aux conditions prévues à l’article « Conditions d’accès aux Services »
La Société se réserve le droit de refuser à sa libre discrétion et notamment sur la base des critères établis ci-dessus l’inscription de tout utilisateur.
Sauf refus dans les conditions précitées, la Société validera définitivement l’inscription du Client, ce qui entraîne l’ouverture d’un compte au nom du Client (le « Compte ») qui lui permet d’accéder aux Services à l’aide de son identifiant de connexion et de son mot de passe.
Une fois le Compte du Client créé, il peut librement accéder aux Services dans la limite des Services compris dans son Abonnement.
Le Client peut également créer des accès pour ses collaborateurs.
Le Client est seul responsable de la création des accès pour les collaborateurs.
Les collaborateurs auront accès aux modules de facturation et CRM avec les mêmes droits que le client.
Le Client et les collaborateurs peuvent accéder aux Services en allant directement sur la Plateforme.
Le Client reconnait :
Toute demande de modification des Services souscrits devra faire l’objet d’une demande spécifique adressée à la Société, à l’adresse suivante : contact@hubmanager.fr.
La Société se réserve la possibilité de proposer tout autre Service.
Le Client bénéficie pendant la durée des Services d’une maintenance, notamment corrective et évolutive. Dans ce cadre, l’accès à la Plateforme peut être limité ou suspendu.
Concernant la maintenance corrective, la Société fait ses meilleurs efforts pour fournir au Client une maintenance corrective afin de corriger tout dysfonctionnement ou bogue relevé sur la Plateforme.
Concernant, la maintenance évolutive, le Client bénéficie pendant la durée des Services d’une maintenance évolutive, que la Société pourra réaliser automatiquement et sans information préalable, et qui comprend des améliorations des fonctionnalités de la Plateforme et/ou installations techniques utilisées dans le cadre de la Plateforme (visant à introduire des extensions mineures ou majeures).
L’accès à la Plateforme peut par ailleurs être limité ou suspendu pour des raisons de maintenance planifiée.
La Société se réserve la possibilité de proposer au Client de l’accompagner pour son onboarding sur la Plateforme.
En cas de difficulté rencontrée lors de l’utilisation des Services, le Client peut également faire appel au support technique en contactant la Société aux coordonnées mentionnées à l’article « Identification de la Société » ou par le chat disponible sur la plateforme.
La Plateforme est la propriété de la Société, de même que les logiciels, infrastructures, bases de données et contenus de toute nature (textes, images, visuels, musiques, logos, marques, etc.) qu’elle exploite. Ils sont protégés par tous droits de propriété intellectuelle ou droits des producteurs de bases de données en vigueur. La licence que la Société consent au Client n’entraine aucun transfert de propriété.
Le Client et les Invités bénéficient d’une licence en mode SaaS non exclusive et non transmissible d’utilisation de la Plateforme pour la durée prévue à l’article « Durée de souscription aux Services ».
Les Parties pourront faire usage de leurs noms, marques et logos respectifs et faire référence à leurs plateformes respectives, à titre de références commerciales, pendant la durée de leur relation contractuelle et 3 ans au-delà.
Le Client s’engage à recueillir une autorisation d’utilisation de l’image (et le cas échéant du nom et/ou de la voix) de ses salariés et/ou de toute autre personne physique dont les attributs de la personnalité seraient susceptibles d’être captés dans le cadre des Services et/ou aux fins de promotion de l’activité de la Société.
Le Client s’engage à fournir à la Société toutes les informations nécessaires pour l’utilisation des Services.
Le Client :
Le Client doit immédiatement contacter la Société à l’adresse contact@hubmanager.fr s’il constate que son Compte a été utilisé à son insu. Il reconnait que la Société aura le droit de prendre toutes mesures appropriées en pareil cas.
Le Client est seul responsable de la création des accès pour les Invités, et de leur utilisation personnelle de la Plateforme.
Le Client est responsable de son utilisation des Services et de toute information qu’il partage dans ce cadre. Il est également responsable de l’utilisation des Services et de toutes informations partagées par les Invités. Il s'engage à ce que les Services soient exclusivement utilisés par lui et/ou les Invités, qui sont soumis aux mêmes obligations que lui dans leur utilisation des Services.
Le Client s’interdit de détourner les Services à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus, et notamment pour :
Le Client s’interdit également de :
Le Client est responsable des contenus de toute nature qu’il diffuse dans le cadre des Services (les « Contenus »).
Le Client s’interdit de diffuser tout Contenu (cette liste n’est pas exhaustive) :
Le Client est responsable de toutes les formalités et de tous les paiements lui incombant dans le cadre de l’utilisation des Services.
Le Client garantit à la Société contre toute réclamation et/ou action qui pourrait être exercée à son encontre à la suite de la violation de l’une des obligations du Client. Le Client indemnisera la Société du préjudice subi et la remboursera de toutes les sommes qu’elle pourrait avoir à supporter de ce fait.
La Société s’engage à fournir les Services avec diligence, étant précisé qu’elle est tenue à une obligation de moyens.
La Société fait ses meilleurs efforts pour fournir au Client des Services de qualité. A cette fin, elle procède régulièrement à des contrôles afin de vérifier le fonctionnement et l’accessibilité de ses Services et peut ainsi réaliser une maintenance dans les conditions précisées à l’article « Maintenance ».
La Société n’est néanmoins pas responsable des difficultés ou impossibilités momentanées d’accès à ses Services qui auraient pour origine :
La Société est responsable du fonctionnement de ses serveurs, dont les limites extérieures sont constituées par les points de raccordement.
Par ailleurs, elle ne garantit pas que les Services :
La Société fait ses meilleurs efforts pour maintenir un accès à la Plateforme 24h/24h et 7j/7j sauf en cas de maintenance planifiée dans les conditions définies à l’article « Maintenance » ou de force majeure.
La Société fait ses meilleurs efforts pour sauvegarder toutes données produites et/ou saisies par/sur la Plateforme.
Sauf en cas de fautes avérées de la part de la Société, elle n’est néanmoins pas responsable de toute perte de données au cours des opérations de maintenance.
La Société fournit des capacités de stockage suffisantes pour l’exploitation des Services.
La Société fait ses meilleurs efforts pour assurer la sécurité des données en mettant en œuvre des mesures de protection des infrastructures et de la Plateforme, de détection et prévention des actes malveillants et de récupération des données.
La Société intervient en qualité de prestataire d’hébergement pour les Contenus que le Client met en ligne. En conséquence, elle n’est pas responsable de ces Contenus.
Si la Société reçoit une notification concernant un Contenu illicite, elle agira promptement pour le retirer ou en rendre son accès impossible, et elle pourra prendre les mesures décrites à l’article « Sanctions en cas de manquement ».
La Société ne garantit aucun volume d’affaires que le Client pourrait réaliser à travers l’utilisation des Services.
La Société peut publier et/ou envoyer au Client tous messages publicitaires ou promotionnels en le renvoyant notamment vers des plateformes tierces.
La Société n’est néanmoins pas responsable de :
La Société peut recourir à des sous-traitants dans le cadre de l’exécution des Services, qui sont soumis aux mêmes obligations que les siennes dans le cadre de leur intervention. Elle reste néanmoins seule responsable de la bonne exécution des Services à l’égard du Client.
La Société peut se substituer toute personne qui sera subrogée dans tous ses droits et obligations au titre de sa relation contractuelle avec le Client. Le cas échéant, elle informera le Client de cette substitution par tout moyen écrit.
La responsabilité de la Société est limitée aux seuls dommages directs avérés que le Client subit du fait de l’utilisation des Services.
A l’exception des dommages corporels, décès et faute lourde, et sous réserve d’avoir émis une réclamation par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai d’un mois suivant la survenance du dommage, la responsabilité de la Société ne saurait être engagée pour un montant supérieur aux montants qu'elle a perçus dans le cadre de la fourniture de ses Services.
La preuve peut être établie par tout moyen.
Le Client est informé que les messages échangés par le biais de la Plateforme ainsi que les données recueillies sur la Plateforme et les équipements informatiques de la Société constituent le principal mode de preuve admis, notamment pour démontrer la réalité des Services réalisés.
Les Parties s’engagent, chacune pour ce qui la concerne, à se conformer à toutes les obligations légales et réglementaires qui leur incombent en matière de protection des données à caractère personnel, notamment la loi 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version modifiée dite Loi Informatique et Libertés et le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après ensemble la « Réglementation applicable »).
Aux fins de gestion de la relation contractuelle entre les Parties, chaque Partie traite les données à caractère personnel des interlocuteurs de l’autre Partie en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable, et ce pour la durée du présent Contrat. Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution du présent Contrat et ne concerne que des données d’identification (notamment nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone) des interlocuteurs.
Le personnel des Parties, leurs services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) et leurs sous-traitants pourront avoir accès aux données à caractère personnel collectées.
Ce traitement pourra donner lieu à l’exercice par les interlocuteurs des Parties de leurs droits prévues par la Réglementation applicable.
Dans le cadre des Services, la Société est amené à traiter des données à caractère personnel au nom et pour le compte du Client en qualité de sous-traitant, tandis que le Client, lui agit en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable. Les caractéristiques des traitements sont décrites en Annexe 1 du présent Contrat.
La Société s’engage à ne traiter les données à caractère personnel qu’aux fins des finalités listées à l’Annexe 1 et conformément aux instructions documentées du Client, y compris en ce qui concerne le transfert des données en dehors de l’Union Européenne. La Société s’engage à informer le Client si, selon elle, une instruction constitue une violation de la Réglementation applicable. En outre, si la Société est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit applicable au Contrat, elle doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.
La Société s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et l’intégrité des données à caractère personnel, leur sauvegarde ainsi que le rétablissement de leur disponibilité en cas d’incident physique ou technique. La Société veille également à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel soient soumises à l’obligation d’en préserver la confidentialité.
La Société est autorisée à faire appel aux sous-traitants (ci-après « le Sous-traitant ultérieur ») listés en Annexe 1 du Contrat pour mener des activités de traitement spécifiques. En cas de changement dans la liste des Sous-traitants ultérieurs autorisés, la Société informera préalablement et par écrit le Client. Cette information devra indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du Sous-traitant ultérieur. Le Client dispose d’un délai de quinze (15) jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections légitimes et motivées. A défaut de notifications d’objections passé ce délai, le Client sera réputé avoir accepté le recours au Sous-traitant ultérieur.
Le Sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent Contrat pour le compte et selon les instructions du Client. Il appartient à la Société de s’assurer que le Sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la Réglementation applicable. Si le Sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, la Société demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par le Sous-traitant ultérieur de ses obligations.
La Société est autorisée à transférer les données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent Contrat vers des pays situés hors de l’Union européenne, sous réserve de la mise en place de garanties appropriées telles que définies au Chapitre V du règlement précité.
La Société s’engage à assister le Client et répondre dans les meilleurs délais à toute demande d’information lui étant adressée par le Client, que ce soit dans le cadre d’une demande d’exercice de leurs droits par les personnes concernées, d’une analyse d’impact, ou d’une demande présentée par les autorités de protection des données ou le délégué à la protection des données du Client.
La Société s’engage à notifier au Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance toute violation des données à caractère personnel et à lui communiquer toute information et documentation utile relative à cette violation.
La Société s’engage à son choix, à supprimer les données à caractère personnel à l’expiration du contrat ou à les renvoyer au Client et à ne pas en conserver de copie, sauf si la Réglementation applicable l’exige.
La Société met à disposition du Client, sur demande de celui-ci, toutes les informations et tous les documents nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits. Le Client a ainsi la possibilité de procéder à des audits une (1) fois par an et à ses frais afin de vérifier la conformité de la Société aux obligations prévues dans le présent article. Le Client informera la Société de la tenue de l’audit moyennant un préavis minimum de deux (2) semaines. La Société se réserve le droit de refuser l’identité de l’auditeur retenu s’il appartient à une société concurrente. L’audit devra être réalisé pendant les heures ouvrées de la Société et de manière à perturber le moins possible son activité. L’audit ne pourra ainsi porter atteinte de quelque façon que ce soit (i) aux mesures techniques et organisationnelles de sécurité déployées par la Société, (ii) à la sécurité et la confidentialité des données des autres clients de la Société, ou (iii) au bon fonctionnement et à l’organisation de la production de la Société. Dans la mesure du possible, les Parties conviendront à l’avance du périmètre de l’audit. Le rapport d’audit sera adressé à la Société afin de permettre à ce dernier de formuler ses observations ou remarques éventuelles par écrit, lesquelles seront annexées à la version finale du rapport d’audit. Chaque rapport d’audit sera considéré comme une information confidentielle.
Le Client s’engage à :
1. fournir à la Société les données personnelles visées dans l’Annexe 1, à l’exclusion de toute donnée personnelle non pertinente, disproportionnée ou non nécessaire, et à l’exclusion de toute donnée « particulière » au sens de la Réglementation applicable, sauf si les traitements le justifient, à charge pour le Client d’établir ces justifications et de prendre toutes mesures, notamment d’information préalable, de recueil de consentement et de sécurité, appropriées pour de telles données particulières ;
2. collecter sous sa responsabilité, de manière licite, loyale et transparente, les données personnelles fournies à la Société, pour l’exécution de ses services, et en particulier, s’assurer de la base légale de cette collecte et de l’information due aux personnes concernées ;
3. tenir un registre des traitements et plus généralement, respecter les principes issus de la Réglementation applicable ;
4. veiller au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par la Réglementation applicable.
Sauf accord écrit de l’autre partie, les Parties s’engagent respectivement à garder confidentiels, pendant la durée de leur relation contractuelle et 3 ans au-delà toutes les informations relatives ou détenus par l’autre partie, dont elles auraient eu connaissance à l’occasion de la conclusion et de l’exécution de leur relation contractuelle.
Les Parties reconnaissent et acceptent que la/les proposition(s) commerciale(s) et les factures adressées par la Société dans le cadre des présentes sont considérées comme des documents confidentiels qui doivent être traités dans les conditions prévues au présent article.
Cette obligation ne s’étend pas aux informations :
Les informations confidentielles peuvent être transmises aux employés, collaborateurs, stagiaires, mandataires et cocontractants respectifs des parties, à condition qu’ils soient soumis à la même obligation de confidentialité.
Les parties ne peuvent être responsables des manquements ou retards dans l’exécution de leurs obligations contractuelles dus à un cas de force majeure survenu pendant la durée de leur relation. La force majeure recouvre :
Si l’une des partie est empêchée d’exécuter ses obligations pour un cas de force majeure, elle doit en informer l’autre partie par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Les obligations sont suspendues dès réception de la lettre, et devront être reprises dans un délai raisonnable dès la cessation du cas de force majeure.
La partie empêchée reste néanmoins tenue de l’exécution des obligations qui ne sont pas affectées par un cas de force majeure et de toute obligation de paiement.
La suppression d’un compte peut être dénoncé à tout moment par :
Le Client n’a plus accès aux Services à compter de la suppression de son Compte.
La Société se réserve par ailleurs la possibilité de supprimer tout Compte qui serait resté inactif pendant une durée continue de plus de 3 mois, étant entendu que la Société considère un Compte comme resté inactif quand aucune facture n’a été éditée et envoyée sur la Plateforme depuis plus de 30 jours.
Toute fermeture de Compte dans ces conditions sera notifiée au Client par la Société 7 jours avant la fermeture.
les obligations prévues à l’article « Obligations et responsabilité du Client » constituent des obligations essentielles.
En cas de manquement à ces obligations, la Société peut :
Ces sanctions sont sans préjudice de tous dommages et intérêts que la Société pourrait réclamer au Client.
La Société peut modifier ses Conditions Générales à tout moment et en informera le Client par tout moyen écrit (et notamment par email) 10 jours calendaires au moins avant leur entrée en vigueur.
Si le Client utilise les Services après l’entrée en vigueur de ces Conditions Générales modifiées, la Société considère que le Client les a acceptées.
La langue française prévaut en cas de contradiction ou de contestation sur la signification d’un terme ou d’une disposition.
Les Conditions Générales sont régies par la loi française.
En cas de litige opposant le Client et la Société, et à défaut d’accord amiable dans les 2 mois suivants première notification, celui-ci sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Paris (France), sauf dispositions impératives contraires.
Fourniture des Services, notamment :
La collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, l'effacement des données du Client.
A l’exclusion de toute donnée « particulière » au sens de la Réglementation applicable.
Catégories de personnes concernées : Prospects, clients finaux, employés du Client
Durée du traitement : Pour toute la durée du Contrat.